Gruß- und Abschlussformel
Im schriftlichen Verkehr wird die höfliche Grußformel „ Sehr geehrte/r Frau/Herr (Nachname)“ verwendet. Niemals sollten Sie mit einem „Hi“, „Hallo“ oder „Moin, Moin“ beginnen. Zum Abschluss verwenden Sie die übliche Abschlussformel „Mit freundlichen Grüßen“. Abkürzungen wie „LG“, „MfG“ und „HIG“ sind tunlichst zu vermeiden. Grundsätzlich sollten Gruß- und Abschlussformel zusammenpassen.
Ihr Anliegen
Anfragen an eine/n Lehrstuhlinhaber/in sollten nur erfolgen, wenn die Beantwortung der Frage nicht durch eigene Recherche oder durch einen andere/n Ansprechpartner/in möglich ist. Die/der Lehrstuhlinhaber/in sollte nur kontaktiert werden, wenn das Anliegen explizit etwas mit der Lehrveranstaltung oder der Person zu tun hat. Bei umfangreicheren Anliegen empfiehlt es sich, die Sprechstunde der/s Lehrstuhlinhaberin/s aufzusuchen. So werden zu umfangreiche und komplizierte E-Mails vermieden. Nutzen Sie immer Ihre Uni-Mailadresse. Versehen Sie Ihre E-Mail stets mit einer aussagekräftigen Betreffzeile – fehlt diese, wird in den meisten Fällen die E-Mail nicht bearbeitet.
Formulierung Ihres Anliegens
- kurz und präzise fassen und belanglose Phrasen vermeiden
- auf Rechtschreibung achten
- auf Sprache und Stil achten, Umgangssprache vermeiden
- „☺“ und Abkürzungen sind ein No-Go
- übersichtliches Layout macht einen guten Eindruck
- klassische Schriftart und –größe verwenden
Die richtige Anrede
Anrede Professor/in:
Professorinnen führen meist die männliche Form des Titels. Bitte informieren Sie sich im Vorfeld auf der jeweiligen Seite der Lehrstuhlinhaberin.
Beispiel:
„Sehr geehrter Herr Professor (Nachname)“ bzw. „Sehr geehrte Frau Professor/Professorin (Nachname)“
Hinweis:
- In der Anrede tritt der Doktortitel hinter dem wichtigeren Titel, wie z.B. Professor/in, Dekan/in, Studiendekan/in zurück.
- Der Professoren-Titel wird im Schriftverkehr bei der Anrede immer ausgeschrieben.
- Bei der mündlichen Anrede machen Sie nichts falsch, wenn Sie „Herr Professor (Nachname)“ wählen.
- Der Doktortitel des Professors wird postalisch aufgeführt, zum Beispiel:
Herrn Professor Dr. (Nachname)
Anschrift - Ist der Doktortitel der einzige Titel, so beginnt die Anrede damit, wobei „iur.“, „med.“, „rer. nat“ oder ähnliches wegzulassen sind.
- Bei der Anrede von mehreren Personen muss die Hierarchie beachtet werden. Genannt wird immer zuerst der/die Ranghöhere. Bei Gleichstellung wird zuerst die Frau erwähnt.
Anrede Privatdozent/in (PD):
Beispiel:
„Sehr geehrte Frau Privatdozentin (Nachname)“ bzw. „Sehr geehrter Herr Privatdozent (Nachname)“
Hinweis:
Das postalische Anschreiben lautet hingegen „Herrn Privatdozent Dr. (Nachname)“. Dort wird der Doktortitel erwähnt.
